Wir kennen es doch alle: Den 100sten Brief verfasst und dabei jedes Mal aufs Neue die Firmeninformationen eingefügt? Oder das letzte Protokoll hergenommen und die alten Inhalte rausgelöscht? Das Ergebnis ist meist immer dasselbe. Das Logo fehlt im Brief, die Kopf- und Fußzeile ist nicht korrekt befüllt, die Anzahl der verschiedenen Formatierungen die spontan gewählt wurden sind kreativ, jedoch nicht gut lesbar.

Doch nicht so in der FACT. Unsere Formatvorlagen sind die Basis jeder Arbeit und erleichtern die Dokumentenerstellung mit all unseren Formatierungsvorgaben.

 

Die Queen

Den Studienabschluss in Personal- und Wissensmanagement in der Tasche und frisch zurück aus der Karenz war es an der Zeit, unsere bestehenden und wirklich guten Vorlagen an das neue Corporate Design der FACT anzupassen und frischer zu gestalten, denn auch sie sind teilweise etwas in die Jahre gekommen.

Mit guten Office-Kenntnissen ausgestattet und einer großen Portion Mut einfach alles umzudrehen und zu verändern, machte ich mich also ans Werk. Der geschätzte Arbeitsaufwand stellte sich bald als Wunschdenken heraus und Word als Sudoko-Rätsel für Fortgeschrittene.

Nach intensiver Zeit des Erstellens, Testens und Abgleichens war es dann aber schlussendlich soweit. Zugegeben, Microsoft Office ist in dieser Zeit zu einem neuen Freund geworden.

Das neue Jahr 2017 sollte also auch mit neuen Dokumentvorlagen starten. Unglaublich stolz auf dieses Meisterwerk, verteilte ich wie geplant die neuen Vorlagen und bekam im Gegenzug intern den Titel „Queen of Formatvorlagen“ verliehen.

 

Ein sinkendes Schiff?

Jedoch rechnete ich nicht mit dem Einsatz meiner Kollegen, die die Vorlagen im Zuge ihrer Arbeit auf Herz und Nieren testeten. Die Tücken liegen nämlich im Detail. Ein Einzug ist um 0,1 mm verschoben, die Shortcuts funktionieren nicht. Allerdings nur teilweise und – wenig überraschend – nur bei unserem Geschäftsführer nicht … Weniger gut! Und so sah ich die „Queen of Formatvorlagen“ statt im sicheren Hafen wieder zurück auf stürmischer See.

Mit viel Geduld und zusätzlichen Testdurchläufen hat es schlussendlich dann doch gut geklappt die letzten kleinen Fehler über Bord zu werfen. Mein neuer Titel war somit gerettet. „Learning by doing“ – nicht umsonst ein wichtiger Teil des Knowledge-Managements – gilt eben auch, wenn es um das Thema Vorlagen und Microsoft Office geht.

 

Die wichtigsten Eckpfeiler einer guten Formatvorlage

  • Klare Zielsetzung – welche Informationen sollen wo und wie stehen? (Position des Logos, Schriftart, Einzug, Abstände, …)
  • Zweckmäßig und einfach gestalten – nicht „Überformatieren“
  • Durchgängigkeit in allen Dokumenten – gute Formatvorlagen sind Teil eines durchdachten Corporate Designs
  • Mehrmals Testen – denn nur in der Anwendung erkennt man die Schwächen einer Vorlage

 

Und was manchmal am Wichtigsten ist: Auch mal einen Plan verwerfen können, denn manche Dinge ergeben sich aus der Spontanität, oder fallen einem erst auf, wenn das Dokument ausgedruckt vor einem liegt. Ratsam ist auch das Einholen einer Zweitmeinung – der Kollege mit seinem prüfenden und nicht voreingenommenen Blick findet oft auch noch Verbesserungspotentiale.

 

Was können Sie daraus mitnehmen?

Zusätzlich zur inhaltlichen Beratung stehen wir als FACT unseren Kunden auch in diesen formalen Bereichen mit Rat und Tat zur Seite. Unser Verständnis eines runden Gesamtpakets beinhaltet eben auch, dass wir officeseitig den Kunden mit optimalen Dokumentvorlagen unterstützen. So liefern wir in Prozessoptimierungsprojekten nicht nur Beispiele, sondern erstellen auch gerne individualisierte Dokumentvorlagen für Prozessbeschreibungen. Es bereitet uns immer wieder Freude, dass dieses Know-how von unseren Kunden geschätzt und gerne in Anspruch genommen wird.