Die Google-Suche „ERP System für Beratungsunternehmen“ liefert mehr als 21.000 Ergebnisse – da sollte doch für jeden Anspruch etwas dabei sein! Die Auswahl erleichtern kostenlose ERP-Führer, die exakt zum Unternehmen passende Systeme identifizieren und die voraussichtlichen Kosten der Implementierung bereits beziffern. Also alles ganz einfach – oder doch nicht?

Herausforderung stimmiges ERP

Wir standen im Jahr 2014 vor dem Problem, dass unsere bestehende, bereits im Jahr 2000 für uns maßgeschneiderte Softwarelösung zur Ressourcenplanung im Unternehmen nicht mehr lange mit der aktuellen Microsoft-Welt würde mithalten können. Also musste eine Nachfolge-Entscheidung getroffen werden. An möglichen Systemen mangelte es wahrlich nicht und jeder Anbieter versprach die passgenaue, individuell auf unsere Bedürfnisse zugeschnittene Lösung. Nur bei genauem Nachfragen und Check der Funktionalitäten war kein Produkt dabei, das tatsächlich alle Funktionen abgedeckt hätte, an die wir uns in den letzten 15 Jahren gewöhnt hatten.

Also nochmal an den Start und als geübter Berater die Frage stellen: Was brauchen wir wirklich und was nützt uns nachhaltig? Und wie nicht anders zu erwarten, beurteilten wir in der Diskussion die für uns seinerzeit entwickelten Spezialfunktionen als unverzichtbar. Kein Wunder: wenn Sie das erste Mal einen speziell für Sie geschäumten Schischuh getragen haben, werden Sie nie wieder mit Freude ein Standardmodell nehmen können – das Bessere ist eben immer der Feind des Guten!

Und täglich grüßt der Deming-Kreis

Natürlich war der daraufhin gestartete Prozess zur individuellen Entwicklung „unseres ERPs“ auch kein einfacher. Wir hatten zwar recht bald das passende IT-Unternehmen auserkoren, mussten dann aber dennoch feststellen, dass alle für uns klaren und einleuchtenden Anforderungen nicht so einfach in die Spezifikation übernommen werden konnten. Zusätzlich war noch die Herausforderung der Datenübernahme zu bewältigen: wir hatten uns natürlich auch gewünscht, alle Datensätze des Altsystem im neuen ERP verfügbar zu haben. Wer verzichtet schon freiwillig auf eine vollständige Datenhistorie?

Es war ein zäher und langer Prozess, bis aus unserem „Wünsch-dir-was- Pflichtenheft“ ein fundiertes, mit der Datenbank kompatibles Lastenheft wurde, mit dem auch der Programmierer etwas anzufangen wusste. Aber dann konnte die Umsetzung endlich losgehen und einige Monate später stand uns die erste Testversion zur Verfügung.

Wir lernten, dass ein neues System eben ein neues System ist – es galt alte Gewohnheiten über Bord zu werfen und dem Neuen eine Chance zu geben. Viele Anpassungs- und Änderungs-Schleifen waren notwendig – also ein Lehrbeispiel für den Deming-Kreis: plan-do-check-act, der ständige Begleiter im Beratungsalltag, in diesem Fall auch die Basis für den internen Weiterentwicklungs-Prozess.

Erfolgreicher Pilotbetrieb und Einführung

Anfang November 2015 gingen wir schließlich live. Das Vertrauen in das neue System war noch enden wollend und so erfassten wir die Daten des ersten Monats parallel in beiden Systemen. Das führte zu einem entsprechenden Mehraufwand bei allen Mitarbeitern, war aber für uns unumgänglich, um die korrekte Abbildung unserer Prozesse im neuen System überprüfen und letzte Zweifel beseitigen zu können. Alle Checks verliefen positiv – geschafft!

Seit über einem Jahr arbeiten wir jetzt sehr erfolgreich mit unserem neuen ERP-System und decken damit die folgenden Bereiche ab:

  • Kontaktpflege, Kundenakquisition und Angebotsverwaltung
  • Auftragserfassung, Projektbudgetierung und Leistungserfassung
  • Fakturierung, Leistungsdokumentation und Projektcontrolling

 

Fazit: Besser als „Stangenware“

Als „Beratungs-Boutique“ bieten wir maßgeschneiderte Dienstleistungen an und generieren damit den Mehrwert für unsere Kunden.

In diesem Projekt hatten ausnahmsweise wir die Kunden-Rolle inne und haben die Unterschiede zwischen „Stangenware“ und „Maßkonfektion“ selbst erlebt. Fazit: kein Vergleich! Die individuelle ERP-Entwicklung war für unser Unternehmen die absolut richtige Entscheidung. Wir haben damit ein Tool bekommen, das unseren zentralen Geschäftsprozess, das Beratungsprojekt, ideal abbildet und sämtliche projektspezifischen Erfassungs-, Abrechnungs- und Controlling-Aufgaben perfekt unterstützt.

Und sollten auch Sie auf der Suche nach einem maßgeschneiderten ERP-System für Ihre Projektabwicklung sein, stehen wir Ihnen gerne mit unseren umfangreichen Erfahrungen zur Verfügung oder stellen einen Kontakt zum Entwicklerteam her.