Begriffe wie Prozessoptimierung, Prozessanalyse, Ablauf- und Aufbauorganisation sind mir durch viele FACT-Beratungsprojekte vertraut. Immer wieder darf ich miterleben, wie aus vielen kleinen einzelnen Prozessbeschreibungen ein übersichtliches großes Bild entsteht, durch dessen Analyse in der Folge zahlreiche Verbesserungen, Straffungen und Optimierungen ermöglicht werden.
Aber was hat das mit mir zu tun?
Mit meiner täglichen Arbeit im Back-Office haben diese Dinge allerdings nichts zu tun.–dachte ich zumindest – bis zu jenem Tag als ich im Zuge der Umstellung auf unser neues, maßgeschneidertes ERP-System für meine Kollegen einen Leitfaden zur korrekten Erfassung und Verfolgung unserer Akquisitionsaktivitäten erstellen wollte.
Bei uns wird nämlich der gesamte Akquisitionsprozess mittels sogenannter Aktionen vom Erstkontakt bis zum Auftragseingang geplant, verfolgt und dokumentiert. Ich hatte allerdings große Schwierigkeiten alle Abläufe inklusive diverser Varianten klar verständlich und nachvollziehbar im Fließtext zu formulieren. Als ich mich zum wiederholten Male im Dickicht der „wenn….dann…sonst-Formulierungen“ verirrt hatte, beschloss ich den Prozess erst einmal zu skizzieren um einen klaren Überblick zu bekommen:
Die erste Handskizze: Grafische Darstellung:
Siehe da: die Angelegenheit wirkte plötzlich weniger komplex und deutlich übersichtlicher. Davon sollten meine Kollegen natürlich profitieren. Der schriftliche Leitfaden wurde kurzerhand verworfen und durch eine einfach gehaltene Grafik ersetzt.
Nach dem ersten Entwurf regte meine Chefin an, auch noch die Schnittstellen zum Bereich „Projekte“ (von der Erfassung des ersten Angebots, über die Durchführung, bis zum Projektabschluss) darzustellen. Außerdem wurden klare Verantwortlichkeiten zugeordnet. Jetzt war es auch Kollegen die seltener in diesem Themenbereich zu tun haben möglich, eine schnelle „Standortbestimmung“ innerhalb der Prozesse vorzunehmen, die korrekten Folgeschritte einzuleiten und die richtigen Ansprechpartner zu informieren.
Eine größere Grafik muss her
Das ist nun etwa 1,5 Jahre her und die ursprüngliche Grafik ist mittlerweile den Kinderschuhen deutlich ent- und auf A3-Format angewachsen. Neue Schnittstellen zu den Bereichen Akquisition und Website / Marketing / Social Media wurden integriert und dargestellt. Erst dieses bildliche, greifbare Vor-Augen-Führen ermöglichte das gemeinsame Betrachten und Überdenken unserer Prozesse in diesen Bereichen. In der Grafik zeigte sich, wie verschiedenste Abläufe in unserem Büro ineinandergreifen, sich gegenseitig bedingen und vor allem: wie wichtig auch der kleinste Prozess für den reibungslosen Ablauf und Erfolg ist. Oft sind es doch die kleinen Schrauben die gedreht werden müssen, um Veränderung bei den großen überhaupt zu ermöglichen.
So greifbar vor uns liegend, fanden sich plötzlich zahlreiche Verbesserungsmöglichkeiten und es folgten Integration, Vereinfachungen, Zusammenfassungen und schlussendlich eine allgemeine Optimierung der Abläufe. Das somit entstandene Dokument „lebt“ und wird regelmäßig angepasst und überarbeitet.
Grafik gut, alles gut!
Gut sichtbar hängt die Grafik nun im Office für jeden frei zugänglich und „studierbar“. Ein kurzer Blick hilft bei der Orientierung und stellt sicher, dass kein Schritt vergessen wird. Der etwas sperrige Name „Akquisition, Aktionen, Angebote & Projekte planen, erstellen, erfassen & verfolgen“ bestätigt mir, dass ein Bild tatsächlich mehr als tausend Worte sagt!
Mein Fazit: Die grafische Darstellung von Prozessen hilft auch im Kleinen den großen Überblick zu gewinnen. Konkret zu Papier gebracht lassen sich Abläufe ganz genau betrachten und es ergeben sich neue Lösungsansätze und interessante Perspektiven. Probieren Sie es aus, greifen sie zum Stift, Sie werden überrascht sein …